Projektkoordinator Field Operations (m/w/d)

Die PAUL Tech AG ist Technologieführer der Immobilienwirtschaft mit der Mission, Bestandsgebäude klimaneutral zu machen. Unsere Lösung PAUL Net Zero kombiniert KI, IoT-Geräte und Wärmepumpen zu einem intelligenten Gesamtsystem für CO₂-neutrale Wärme – ganz ohne Sanierungsaufwand oder Investitionsrisiko.

Du hältst Projektkoordination, Administration, Personal- und Materialsteuerung, Schnittstellenmanagement und Prozesssicherheit zusammen und sorgst mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise dafür, dass operative Themen nicht liegen bleiben? Dann suchen wir dich als zentrale Unterstützung für unsere Projekt- und Serviceorganisation, die Abläufe sauber koordiniert, Transparenz schafft und unsere technischen Führungskräfte im Tagesgeschäft spürbar entlastet.

Dann suchen wir dich für unsere Skalierung als

Projektkoordinator Operations (m/w/d) in Mannheim

Deine Kernaufgaben

Administrative Unterstützung & kaufmännische Aufgaben

• Du prüfst und bearbeitest administrative Vorgänge wie Reiseanträge, Reisekosten, Hotelbuchungen, Rechnungserfassung und weitere kaufmännische Themen im Tagesgeschäft

• Du pflegst Personalakten, erstellst interne Aushänge und Kommunikation und sorgst für eine saubere Dokumentation und Ablage relevanter Unterlagen

Projekt- & Prozessunterstützung

• Du pflegst Projektlisten, Dashboards und Projektordner, unterstützt bei Reporting und Arbeitsberichten und verfolgst Rückmeldungen aus laufenden Projekten nach

• Du koordinierst organisatorische Themen wie Kundenzugänge, Termine und Rückmeldeschleifen und unterstützt bei der schriftlichen Standardisierung von Prozessen und Abläufen

Personal- & Einsatzkoordination

• Du unterstützt bei der teamübergreifenden Personaleinsatzplanung und koordinierst operative Themen rund um Eintritte, Austritte, Arbeitskleidung, Ausstattung und Onboarding

• Du verwaltest Monteur-Termine und weitere operative Kalenderstrukturen und sorgst für eine verlässliche Abstimmung mit den beteiligten Teams

Material- & Ressourcensteuerung

• Du unterstützt bei der Bestellung und Verwaltung von Werkzeugen, Maschinen und Materialien sowie bei Materialabrufen aus der Produktion

• Du hältst Lagerbewegungen, Wareneingänge, -ausgänge und Nachbestellungen sauber nach und schaffst Transparenz über verfügbare Ressourcen

Schnittstellen & operative Verbindlichkeit

• Du bist zentrale Ansprechperson zwischen Projektleitung, Produktion, Einkauf, Personalabteilung sowie Service- und Montageteams und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss

• Du bringst Struktur in operative Themen, priorisierst sauber und stellst sicher, dass Aufgaben und Rückmeldungen verbindlich nachgehalten werden

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Erste bis mehrjährige Erfahrung in Projektassistenz, Projektkoordination, Administration, Disposition oder einer vergleichbaren operativen Rolle

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word

• Idealerweise Erfahrung mit ERP-/Abrechnungssystemen oder digitalen Tools im Projekt- und Serviceumfeld

• Eine strukturierte Arbeitsweise, hohes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel sauber zu steuern

• Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und ein gutes Gespür für Priorisierung und Nachverfolgung

• Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Teamfähigkeit und Serviceorientierung

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das kannst du von uns erwarten

• Eine sinnstiftende Tätigkeit, welche weltweit zur CO2-Einsparung beiträgt

• Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit überdurchschnittlichem Gehalt

• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr sowie zusätzlich der 24.12. und der 31.12. frei

• Betriebliche private Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorgezuschuss

• Zuschuss für Firmenfitness in deiner Region

• Regelmäßige Firmenevents, zu denen Du herzlich Willkommen bist

• Deutschlandticket sowie Getränke und Obst in unseren Büros

Du hast Lust Teil von uns zu werden? Dann direkt hier bewerben.