Recibir documentos de equipos internos o externos, verificar su integridad y registrarlos en el sistema con metadatos adecuados (ej. número de proyecto, fecha, autor, versión).
Asignar categorías y etiquetas según taxonomías predefinidas
Almacenar documentos en repositorios centralizados
Asegurar que solo la versión más reciente esté disponible para los usuarios, archivando versiones anteriores con trazabilidad.
Configurar niveles de acceso según roles
Gestionar solicitudes de acceso y auditorías de permisos
Enviar documentos a stakeholders según flujos de trabajo predefinidos
Actuar como enlace entre equipos técnicos, legales, clientes y proveedores para resolver dudas sobre documentación.
Participar en reuniones de proyecto para identificar necesidades de documentación y plazos críticos.
Asegurar que los documentos cumplan con normativas internas (ej. plantillas corporativas) y externas
Revisar repositorios para identificar documentos obsoletos, duplicados o mal clasificados.
Generar informes de cumplimiento para gerencia o auditorías externas
Aplicar políticas de retención documental
Gestionar documentos de licitaciones, contratos, planos técnicos o manuales de operación.
Elaborar dashboards o informes semanales/mensuales sobre el estado de la documentación
Atender solicitudes urgentes (ej. recuperación de versiones anteriores, corrección de errores en metadatos).

Experiencia en roles de gestión de documentación basada en proyectos
Microsoft Office 365°: Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, OneDrive, Planner
Experiencia con sistemas de control de versiones
Project Management (PM)
Conocimiento de estándares internacionales: ISO 15489 (Gestión de documentos), ISO 9001 (Calidad)
Capacidad para diseñar y aplicar estructuras de metadatos para clasificación y recuperación eficiente de documentos.
Automatización de procesos = Uso de herramientas como Power Automate (Microsoft)

Document Controller Specialist

Key skills